Les méthodes de travail ont radicalement changé, nous sommes maintenant à l’heure de l’agile working…Il faut donc repenser les espaces de travail : nous travaillons le plus souvent en mode projet au bureau : un espace de travail est dédié à un type de tâche et non plus à un collaborateur précis… Les nouvelles technologies permettent de travailler à distance du bureau. Le workplace management permet donc de diminuer les surfaces des bureaux : c’est une source d’économie non négligeable car l’immobilier est le deuxième facteur de coût après le personnel. Dans le contexte économique actuel où les pressions sur les marges et la productivité sont fortes de nombreuses entreprises s’intéressent à ces nouveaux concepts de locaux, qui sont également attractifs pour les jeunes talents.
Les espaces de travail ont évolué au fil des années
1 Des bureaux cellulaires
L’espace de travail offrait un bureau individuel pour chaque personne ( dérive de Taylor, management vertical et ségrégation horizontale de l’espace).
La valorisation sociale dans l’entreprise passait par le bureau : le grand bureau était attribué au directeur.
2 Open space
En réponse à l’augmentation du coût de l’immobilier, sont apparus des bureaux en open space. C’es espaces sont très dynamiques mais souvent bruyants.
3 Tentative de conciliation des bureaux cellulaires et de l’open space
Certains espaces de travail ont ensuite concilier des bureaux individuels sur les bords et au centre des espaces de soutien.
4 Espaces flexibles = activity space design
Et plus récemment sont apparus des espaces flexibles qui offre un espace spécifique pour chaque tâche et non plus un bureau fixe par collaborateur. Le collaborateur se déplace, choisit l’endroit qui lui convient le mieux en fonction de la tâche qu’il doit accomplir.
Différentes zones sont disponibles :
des espaces ouverts ( avec demi silence, les employés parlent à voix basse) : le fait d’être là signifie que le collaborateur est ouvert aux autres,
des bureaux individuels pour des tâches studieuses,
des espaces type salon pour des discussions plus informelles,
des espaces récréatifs : cafétéria, etc
Chaque entreprise doit définir sa typologie.
5 Espaces de coworking
Le collaborateur choisit où il va travailler, y compris à l’extérieur de l’entreprise : l’extérieur est un espace de travail supplémentaire. Le collaborateur bénéficie d’une grande liberté pour s’organiser.
Pourquoi envisager une nouvelle conception des espaces de travail ?
La tertiarisation de l’économie permet d’aborder cette nouvelle conception des espaces de travail.
Les secteurs de production ne sont pas concernés, mais l’économie se tertiarise et de plus en plus de secteurs vont pouvoir déployer ces nouveaux concepts.
Les nouvelles technologies, la révolution du mobile dans le monde du travail permettent de travailler différemment : l’ordinateur portable permet de se connecter de n’importe où, d’être dans son environnement de travail sans être au bureau sur le site de l’entreprise.
Les attentes de la génération Y
Les employés de la génération Y (ils sont nés entre 1980 et 2000) représenteront la majorité des actifs dans le monde dès 2020.
Cette génération ne s’intéresse pas seulement au salaire généré par le travail, mais également aux avantages apportés par l’entreprise, l’environnement de travail, l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Les collaborateurs Y apprécient de travailler en mode projet, dans des espaces de travail plus ouverts qui favorisent le bien-être au travail et sont propices à la créativité Ils utilisent largement les nouvelles technologies et veulent pouvoir travailler à distance.
Ils apprécient la culture du BYOD, Bring Your Own Device: le collaborateur travaille avec son propre ordinateur, sa tablette, son téléphone personnel, sur lesquels il a téléchargé les applications qui lui conviennent et l’aident dans son travail.
Réduction des surfaces de bureau
L’immobilier est le deuxième coût après le personnel : grâce aux nouveaux mode de travail, chacun n’a pas forcément son bureau individuel sur le site de l’entreprise, ne se rend pas nécessairement sur le site de l’entreprise pour travailler.
L’entreprise peut bénéficier d’une croissance virtuelle, c’est à dire augmenter son activité sans nécessairement augmenter la surface de ses locaux.
Travailler à distance du bureau économise du temps mais également de l’énergie, contribue au développement durable.
Favoriser l’interaction entre collaborateurs
L’aménagement urbain a un impact au niveau de l’interaction entre collaborateurs : les grands immeubles limite cette interaction, car il y a beaucoup de circulation verticale, de temps de déplacement pour regagner un autre étage pour travailler avec d’autres, des temps d’attente de l’ascenseur, etc
Or le travail est de plus en plus complexe, il faut favoriser les interactions entre collaborateurs : les gratte-ciel à l’horizontal , de plus grands espaces mais moins hauts, facilitent ces interactions entre collaborateurs et donc l’innovation et le bien-être au travail.
Implanter des locaux de travail dans des quartiers animés accessibles en transport en commun
Pour attirer les jeunes talents, mieux vaut implanter des locaux de travail dans des quartiers plus animés, pas nécessairement dans des quartiers d’affaire.
L’accessibilité de ces nouveaux locaux par les transports en commun est également importante à prendre en compte.
Qu’est ce qui intéresse les entreprises dans le Workplace management ?
Toutes les entreprises sont touchées par le Workplace management, plusieurs objectifs les intéressent :
- développer des espaces de travail spécifiques en fonction des tâches à accomplir,
- améliorer la productivité,
- favoriser la transmission des savoirs entre les collaborateurs,
- réduire le coût immobilier
- fidéliser des collaborateurs et attirer de nouveaux talents,
- gérer des équipes multi générations.
Résultats du workplace management
On observe de nombreux effets positifs du workplace management :
- forte augmentation des contacts entre employés, la hiérarchie est moins marquée, les jeunes peuvent aller parler facilement au Top manager, etc
- le transfert du savoir, les échanges entre les générations sont facilités, on horizontalise, on travaille de manière plus transversal…
- le management est à la performance plutôt qu’au présentéisme
- les coûts sont réduits car l’entreprise a besoin de moins d’espace,
- le workplace management permet d’organiser l’emploi du temps de manière plus souple, il réduit les déplacements des employés, c’est un management durable,
- les collaborateurs bougent davantage au sein de l’espace, changent de position de travail durant la journée, on n’observe moins de troubles musculo squelettiques,
- amélioration de l’équilibre vie privée, vie professionnelle.
Comment implanter le work place management au sein d’une entreprise ?
Il est préférable de travailler d’abord sur des espaces pilote, afin de corriger ensuite ce qui ne fonctionne pas.
Le workplace management conduit à toute une réflexion sur l’organisation du travail , permet une meilleure gestion du capital humain, une meilleure gestion du savoir. Les jeunes talents sont sensibles à ces aspects, les entreprises doivent les attirer. Mais il faut s’adapter à la réalité de l’entreprise, aux collaborateurs, ce sont de profonds changements pour lesquels il faut proposer un accompagnement. Certains secteurs d’activité professionnelle ont plus de difficultés pour déployer ces nouveaux concepts compte tenu du niveau de sécurité exigé pour tous les échanges d’informations. Dans le secteur bancaire par exemple, pour des raisons de sécurité, le BYOD s’avère difficile à mettre en place, les connexions depuis l’extérieur également.
Nous avons longtemps mesuré la production par les heures passées au bureau, il faudrait maintenant s’orienter sur la liste des tâches qui sont à faire et chacun choisit comment il les fait et où…
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